Posibile intrebari la alegerea unui program de gestiune economica

Experienta acumulata in cei 16 ani de realizator de programe de gestiune economica  ( 10 ani la CIEL ROM SA si 6 ani la MY SOFT SRL) precum si discutiile purtate cu sute de utilizatori de programe informatice m-au determinat sa va supun atentiei cateva posibile intrebari pe care cred ca ar fi bine sa vi le puneti atunci cand alegeti un program de gestiune economica. 

· Aveti stabilite foarte bine necesitatile de informatizare ale activitatii dvs. ?

· Stiti cu aproximatie care va fi volumul de activitate ce va trebui suportat de baza de date a programului ?

· Raspunde programul ales necesitatilor dvs. ? In ce proportie ?

· Programul este in limba romana ?

· Este in conformitate cu legislatia in vigoare in Romania  ?

· Raportul pret / performanta este satisfacator ?

· Firma producatoare asigura adaptarea programului functie de modificarile legislative ?

· Cu ce instrumente de dezvoltare a fost realizat programul ?

· Aveti nevoie de licente de utilizare si pentru alte programe adiacente ? Daca da, sunt incluse in costul aplicatiei sau trebuie cumparate separat ?

· Veti putea utiliza programul cel putin 3 ani de acum inainte fara sa simtiti uzura morala ? In fiecare an apar noi sisteme de calcul, noi sisteme (versiuni) ale sistemelor de operare, noi tehnologii de prelucrare a informatiilor.

· Care sunt tendintele si perspectivele firmei producatoare ? Programul este scalabil, respectiv daca activitatea societatii dvs. creste, exista posibilitatea migrarii bazei dvs. de date la un sistem de baze de date mai complex ?

· Ce baza de date foloseste programul ? Este relationala ? Este tranzactionala ? Este asigurata integritatea datelor ? 

· Baza de date este accesata cu un server de fisiere sau cu un server de baza de date ?  Un server de fisiere poate fi suficient pentru un volum redus de activitate si solutia bazata pe acesta este mai ieftina, iar un server de baze de date este obligatoriu daca volumul de activate este mare, informatia este distribuita intre mai mult de 10 utilizatori (eventual pe Internet).  

· Programul poate functiona in retea ? Chiar daca momentan sunteti interesat in achizitionarea unei licente monopost (programul se executa pe un singur calculator) este posibil odata cu cresterea volumului de activitate sa doriti ca mai multi utilizatori sa lucreze cu programul de pe mai multe statii de lucru.

· Exista evidenta utilizatori ? Se poate asigura acces diferit al utilizatorilor la optiunile si informatiile din program ?

· Pe ce sistem de operare functioneaza programul ales ? Este nevoie sa va schimbati sistemul de operare de care dispuneti ?

· Care sunt resursele hardware si software necesare ?

· Daca doriti mai multe programe (Contabilitate, Gestiune Comerciala, Imobilizari) acestea sunt integrate ? Utilizeaza o baza comuna de date sau trebuie sa introduceti aceiasi informatie (conturi, clienti, furnizori) in fiecare program ?

· Exista posibilitatea migrarii bazelor de date din vechiul program in cel care v-a atras  atentia ? Exista competenta si disponibilitate pentru rezolvarea acestei probleme in cadrul firmei producatoare ?

· Baza de date este fiabila ? Este posibila deteriorarea sa in timp ?

· Procedura de salvare/restaurare este simpla si eficienta ?

· Programul este flexibil ? Se poate adapta stilului dvs. de lucru ?

· Programul este configurabil ? 

· Programul permite lucrul cu mai multe societati ?

· Programul permite lucrul cu mai multe devize ? Exista posibilitatea pastrarii unui curs istoric valutar ? Exista paritate intre devize ? Programul calculeaza automat diferente de curs valutar ?

· Interfata este prietenoasa ? Ecranele sunt usor de citit ? Exista mici indicatii pe butoanele de comanda ?

· Exista HELP ?

· Programul este comunicativ ? Apar mesaje de atentionare daca ati omis sa furnizati o informatie ?

· Culegerile de date se realizeaza usor si rapid ? Sunt asistate de program ? Sunt intuitive ?

· Rapoartele obtinute cu ajutorul programului se pot vizualiza pe ecran, pe orice imprimanta, sau intr-un fisier (TXT, HTML, XLS, XML) ?

· Baza de date este transparenta ? Este posibila cautarea in baza de date dupa mai multe criterii dorite de dvs. pentru a extrage rapid o informatie ?

· Daca doriti o modificare in program, pentru a raspunde mai bine necesitatilor societatii dvs., firma producatoare este dispusa sa realizeze aceste modificari ? La ce pret ? In cat timp ?

· Exista posibilitatea incheierii unui contract de asistenta tehnica cu firma producatoare ? Un program de gestiune economica este supus modificarilor legislative, va necesita aparitia de noi versiuni. Cat de simpla este procedura de actualizare a bazelor de date de care dispuneti. Cu ce frecventa se realizeaza ? La ce costuri ?

· Exista o versiune demonstartiva, pentru a testa programul si a vedea daca corespunde nevoilor dvs., in ce proportie raspunde, si care ar putea fi modificarile solicitate pentru a fi deplin multumiti de programul achizitionat ?

· Exista documentatie ?

· Care este timpul necesar invatarii programului ?

· Se pot organiza cursuri pentru utilizatori ?

· Firma producatoare va poate acorda asistenta in implementare ?     Dar in exploatare ?

· Este posibila repararea bazelor de date in caz de dezastru ?

· Timpul de raspuns din partea firmei producatoare este suficient de mic atunci cand aveti o problema tehnica referitoare la programul achizitionat ? Relatia cu furnizorul de serviicii software este foarte importanta. Nu exista programe perfecte sau care sa rezolve toate problemele unui utilizator, si este foarte important ca atunci cand semnalati o anomalie, sau aveti o propunere de imbunatatire a programului, sa fiti ascultati, iar problema semnalata de dvs. sa fie rezolvata in cel mai scurt timp ?

Eu v-am sugerat doar cateva intrebari, dar este bine sa adunati cat mai multe informatii inainte de a decide cum sa informatizati activitatile dvs.

                                                                                             Gabriela Aronovici, Director IT